Cette étape qui se résume parfois à un simple état des lieux de l'environnement local, peut consister à mettre en perspective le projet dans un contexte géographique, social et culturel donné, de rendre plus visible la réalité qu'on aborde et sur (ou avec) laquelle on veut travailler. Cette analyse qui intervient en préalable à l'action, permet de :

1. Recueillir des informations et produire une analyse sur :

- Le territoire (situation géographique du territoire concerné, activité économique du territoire, équipements, moyens de transport)

- Les acteurs (identification et rôles des institutions, services publics et partenaires, structures et vie associative, politiques locales développées)

- Les publics (situation démographique, évolutions, situation sociale, catégories socioprofessionnelles)

- Les pratiques, les espaces de vie (Pratiques sociales, culturelles, sportives de loisirs, lieux de pratiques...)

2. Réaliser une étude sur les attentes et les besoins :

Un diagnostic doit prendre en compte les aspirations et les demandes des publics concernés, les besoins et les souhaits exprimés par la collectivité et les acteurs de terrain.

Cette étape permettra aussi de confirmer les idées de départ ou de révéler de nouveaux aspects à prendre en compte.

Une finalité peut être définie comme un but non daté, poursuivi en permanence et qui n’est jamais entièrement atteint.

La confusion est souvent grande entre finalité et objectif. La finalité (inaccessible) sert de repère, donne le sens et la direction à suivre pour se rendre à l’objectif (accessible). Par exemple, le renforcement de la cohésion sociale est une finalité sur base de laquelle de nombreux objectifs concrets peuvent être définis (créer une maison de quartier par exemple).

On peut élaborer les finalités d'un projet en fonction des questions suivantes :

- Quelle serait la situation idéale si le projet était réussi à 100% ?

- Quelles sont les références idéologiques et les valeurs promues par le projet ?

- Quels acteurs vont réaliser le projet ?

- Quels sont les bénéficiaires du projet ?

Un objectif est l'expression d'une action orientée vers un résultat.

Les objectifs généraux :

Les objectifs généraux découlent du diagnostic. Ils expriment la volonté d'action et la pertinence de celle-ci par rapport à une situation de départ. On doit donc vérifier la cohérence des objectifs généraux aux finalités du projet.

On peut les définir en fonction de quatre critères :

- C'est quelque chose qui sera obtenu ou réalisé

- Dans un certain délai (long, moyen, court terme)

- Avec ou par un certain nombre de personnes ou d'interlocuteurs (usagers, organisations, travailleurs, environnement social et/ou institutionnel)

- Avec des indicateurs de réalisation chiffrables et/ou observables à formuler dès le départ (en vue des évaluations intermédiaires et de l'évaluation finale)

Les objectifs opérationnels :

Si on en reste aux objectifs généraux, les chances de réussir un véritable passage à l’action sont minces. Il faut donc décliner les objectifs généraux en objectifs opérationnels. Un objectif général peut se traduire par un ou plusieurs objectifs opérationnels.

Les objectifs opérationnels concernent la pratique sur le terrain. Ils sont la traduction opérationnelle des objectifs généraux, en volonté et en programme d'action. Ils sont précisément quantifiables et permettent un travail d’évaluation.

La gestion des ressources

La mise en œuvre d’un projet nécessite l’investissement de différentes ressources. Il convient donc de les envisager en totalité et de réfléchir à leur gestion :

- Quelles sont ces ressources de départ ?

- Quelles sont les ressources qui paraissent manquantes (dont il faut se doter pour réussir le projet) ?

- Comment les gérer au mieux ?

Ces ressources peuvent être classées en 5 catégories :

- Les ressources en compétences : elle permettent de définir les différentes capacités (savoir, savoir-faire, savoir-être) nécessaires pour mener le projet, de prévoir une organisation, une équipe cohérente (aptitudes, diplômes, expériences) et éventuellement des temps de formation

- Les ressources sociales : il s'agit des réseaux, des relations dont on dispose pour pouvoir mener à bien le projet (usager, bénévoles, partenaires professionnel, les agents des pouvoirs publics et privés, décideurs des politiques publiques et des pouvoirs privés). Ces réseaux de relations permettent, empêchent ou perturbent les stratégies d'action; c'est pourquoi il est important d'analyser au départ et de situer en cours d'action, les ressources et les limites de ce capital social

- Les ressources matérielles : il ne s’agit pas seulement du petit matériel utilisable pendant des activités mais aussi des différents locaux qui peuvent être nécessaires à la réalisation d’une ou de plusieurs actions (mise à disposition, planning …)

- Les ressources économiques : avant le lancement du projet, il faut établir un budget prévisionnel. Si le projet est important (en volume financier) ou qu’il comporte des risques, il faudra aller au-delà de la simple maîtrise budgétaire et analyser l’impact du projet sur le bilan

La planification

Le cycle de réalisation du projet s'inscrit dans un laps de temps déterminé. Il s'agit d'échéances qui, selon les cas, sont librement définies, négociées ou imposées. Il faut organiser le déploiement du projet dans le temps pour atteindre les objectifs fixés. Il convient à la fois d'ordonnancer les actions et veiller à leur financement en temps opportun. Il est donc souvent nécessaire d'élaborer un plan d'action et un plan de trésorerie.

- Le plan d'action permet d'établir une liste précise des actions et d'organiser les priorités. Il faut, en effet, planifier les actions en fonction des objectifs, des priorités et des contraintes. Il s'agit notamment de repérer les actions qui sont conditionnées par une autre action, d'identifier les contraintes d'enchaînement et de veillez à la disponibilité des différentes ressources.

- Le plan de trésorerie doit permettre de programmer les besoins financiers nécessaires aux actions en temps utile. Il est lié à la balance ACTIF/PASSIF qui fixe les nécessités de liquidités permanentes (c'est-à-dire d'avoir de l'argent en caisse ou en banque, pour faire face aux échéances)

L'anticipation des problèmes

Tout projet comporte ses difficultés. Au moment de l'élaboration, il est important d'anticiper des stratégies propres à dépasser les obstacles prévisibles.

Pour cela, il faut :

- Identifier les faiblesses du projet, de l'activité et les problèmes susceptibles d'en découler

- Identifier les causes de ces problèmes, et les mesures à prendre

- Identifier les actions de recours, pour le cas où les mesures prévues auraient échoué

Il s’agit de la phase opérationnelle. Au cours de cette phase, le travail effectué en amont et les différents outils mis en place vont permettre de suivre pas à pas cette réalisation :

- En utilisant et adaptant les documents de suivi

- En communiquant sur le projet vers les partenaires et les médias

- En communiquant au sein de l'équipe du projet

- En sachant appréhender les problèmes et les blocages du projet

Le suivi du projet consiste à analyser la situation à un instant donné de la réalisation. Il s'agit notamment de :

- Suivre l'avancement des tâches pour mesurer ce qui a été fait et ce qui reste à faire

- Suivre l'évolution des dépenses et des recettes pour ajuster le coût prévisionnel du projet

- Ajuster la répartition des tâches dans le temps

- Décider des modifications à apporter au projet

Définition

L'évaluation est un processus qui accompagne un projet et sert à vérifier dans quelles mesures les objectifs fixés sont atteints. Elle mesure l’écart entre ce qui est projeté et ce qui est réalisé, tenant compte des moyens mis en place et des délais accordés. Elle permet d'identifier des aspects qu'on souhaite améliorer et facilite la prise de décision, y compris les changements d'objectifs et de moyens pour les atteindre.

L'évaluation permet également d’informer les partenaires institutionnels des résultats du projet.

Il faut distinguer deux rôles différents et complémentaires : le contrôle (évaluations intermédiaires) qui permet d’ajuster tout au long du projet et l’analyse (évaluation finale) qui permet de mesurer si les objectifs fixés sont atteints.

Principes

L'évaluation, puisqu'elle accompagne toutes les phases d'un projet, comprend elle même plusieurs étapes :

- Le recueil des données en fonction des objectifs et des objets de l'évaluation

- L'analyse et l'interprétation de ces données à partir desquelles on tire des conséquences

- La remédiation en fonction de ce que l'on a constaté

La planification de l'évaluation doit être intégrée au projet dès sa conception. Cette façon de procéder doit :

- Faciliter l'élaboration du projet et sa concertation avec les partenaires

- Faciliter le suivi du projet, obtenir des informations utiles sur l’évolution du projet au fur et à mesure de sa construction, démontrer les progrès réalisés et les résultats, constater les écarts afin de guider les choix

- Permettre d'identifier et de mettre en place le procédé et les outils nécessaires pour recueillir et analyser les informations nécessaires pour faire l'évaluation

- Faire mieux connaître les résultats, les acquis, faciliter le remplissage des dossiers au départ de candidature et à la fin du projet

Processus

1. Choisir des critères de jugement

Ce sont des caractéristiques sur lesquelles peut fonder un jugement. Ils sont définis par rapport aux objectifs.

2. Définir des indicateurs de réussite

Pour chacun des critères, il faut définir des indicateurs, c’est-à-dire des éléments dont la variation quantitative ou qualitative permettent de vérifier qu’un objectif a été complètement, partiellement ou pas du tout atteint. Par exemple, si un des critères est l'augmentation du nombre de personnes bénéficiaires de l’action, un indicateur simple est le nombre de personnes accueillies.

3. Mettre en place des instruments de mesure et de suivi des indicateurs

Il y a de nombreuses manières de faire remonter à la surface les effets ou les résultats obtenus :

- Les questionnaires

- Les interviews

- L’observation

- Les listes

- L’analyse de documents ...

Il n’est pas possible d’utiliser n’importe quel instrument dans n’importe quel but. Ils reprennent les indicateurs et sont adaptés au public qui les utilise et à qui ils s’adressent. Certains instruments sont plus adaptés que d’autres pour faire ressortir des résultats tangibles, chiffrés, d’autres instruments se prêtent plus aux aspects plus interprétatifs, personnels.