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L'organisation d'une manifestation

 
>>   L'idée de l'action | Réglementation générale | La sécurité | Bon à savoir | Pour en savoir plus

 

Informations, aides et échanges :

Les associations peuvent être amenées à organiser une activité qui sort de son fonctionnement habituel : un spectacle, un concert, un vide grenier, une épreuve sportive...

Quel que soit le type de manifestation, il existe des réglementations que l'on ne maîtrise pas forcément mais qu'il convient de respecter....

Nous proposons ci-dessous quelques repères pour aider à accomplir les différentes démarches et obligations nécessaires à l'organisation de manifestations.

Ce site est aussi un lieu d'échange d'information. Alors, faites profiter les autres associations de votre expérience dans l'organisation d'actions en nous écrivant sur contact@associations-vosges.org, nous complèterons cette page.


 
 
L'idée de l'action
 

Une démarche de projet

Organiser une manifestation ne s'improvise pas. Bien qu’il n’y ait aucune recette infaillible en ce qui concerne une réussite systématique, la réflexion, la logique et le bon sens suffisent souvent là où l’improvisation et l’assurance échouent.

Comme dans tout projet, il convient de suivre, dans l'ordre, différentes étapes indispensables avant d'espérer aboutir avec succès.

Les étapes du projet

La démarche de projet comprend deux phases : l'élaboration et la réalisation.

La phase d'élaboration comprend :
- L'élaboration d'un diagnostic et la détermination des finalités
- L'élaboration des objectifs
- L'organisation et la planification des actions

La phase de réalisation se concentre sur l'action et la gestion des ressources.

Tout au long de ces phases, le projet subit des évaluations permettant les adaptations nécessaires.

Pour connaître en détail, les différentes étapes de la démarche de projet, consulter la page intitulée : "Du projet à l'action : la démarche de projet".


 
Réglementation générale
 

 

Pour organiser une manifestation , il est nécessaire d'effectuer certaines démarches : déclarations, demandes d'autorisation...

AVANT la manifestation

A qui ?
Quelles démarches ?
Délais ?
Mairie
Demander l'autorisation d'organiser la manifestation
Déclaration d'une manifestation regroupant plus de 1500 personnes
Buvette : demander l'autorisation d'ouverture d'une débit de boissons occasionnel et les demandes dérogatoires pour les enceintes sportives et les écoles

Prendre connaissance des différents arrêtés préfectoraux et municipaux réglementant les conditions de déroulement des manifestations : sécurité, publicité, horaires...
1 mois avant
1 an avant (un mois en cas d'urgence)
3 mois poour les associations sportives
21 jours pour les autres
3 mois pour les demandes dérogatoires

Dans les meilleurs délais

Préfecture ou
Sous-Préfecture
Demande d'autorisation, concernant notamment l'organisation de rallyes, cross, courses cyclistes, vols d'avion, mongolfières


Déclaration pour les manifestaions politiques, syndicales ou revendicatrices
1 mois avant si l'épreuve est soumise à déclaration
3 mois avant si l'épreuve est soumise à autorisation
Entre 3 et 5 jours avant
Gendarmerie ou commissariat de police
Déclarer la manifestation
Demander le passage d'une ronde de police au cours de la manifestation
Information préalable
Dans les meilleurs délais
Assurance
S'assurer que son contrat couvre bien la manifestation, sinon demander un avenant.
L'assurance est obligatoire pour obtenir une autorisation administrative.
Plusieurs types d'assurance peuvent être nécessaires :
- Assurance RCO ( Responsabilité civile Organisateur). Elle couvre les dommages corporels, matériels ou immatériels (financiers) causés aux tiers si sa responsabilité est engagée
- Assurance TRM (Tous Risques Matériels). Elle couvre les dommages (casse, vol, perte...) causés au matériel (son, éclairage, matériel scénique...)
- Assurance annulation. Elle couvre l’organisateur, contre les conséquences d'une annulation (cas de force majeure) de la manifestation
Vérifier la date de la mise en oeuvre de l'assurance avec l'assureur
Demander l'autorisation d'utiliser les créations (images, photos, textes, musiques, logiciels...) à l'organisme gérant les droits d'auteur concerné Dans un délais de 10 jours
Si l'association organisatrice emploie occasionnellement des artistes et techniciens du spectacles Au minimum 8 jours avant
DDCSPP
Demande de déclaration d'Accueils Collectifs de Mineurs (ACM)  2 mois avant
Mouvement Sportif
Inscription au calendrier (et réglements spécifiques, arbitre, ...)  
Recette locale des impôts de la commune
Le responsable de l'association organisatrice devra se rendre à la recette des Douanes et droits indirects pour y déclarer la manifestation et indiquer l'heure d'ouverture du débit de boissons temporaire.
Ne pas oublier de se munir obligatoirement de l'autorisation municipale délivrée par le Maire de la commune
Quelques jours avant la manifestation

Pour connaître les modalités de la mise en place d'une billeterie cliquer ici

 

PENDANT la manifestation

L'association organisatrice devra respecter et faire respecter les arrêtés préfectoraux et municipaux existant en matière de manifestations publiques : règles de sécurité, d'hygiène, de salubrité, respect de l'heure de fermeture, respect de la capacité de la salle ou du chapiteau, respect des règles de surveillance, limitation éventuelles du nombre des entrées.

L'association organisatrice devra respecter et faire respecter les dispositions du code général des débits de boissons et des mesures de lutte contre l'alcoolisme : respect de l'heure de fermeture, interdiction de donner de l'alcool à des personnes manifestement ivres, interdiction de recevoir dans la salle des personnes déjà en état d'ébriété.

Si un incident survient ( bagarre, désordres...) : prévenir le maire immédiatement, et en cas d'incident majeur, prévenir directement la police ou la gendarmerie.

 

APRES la manifestation

Droits d'auteur Etablir l'état des recettes et Dans les 10 jours
Charges sociales

Faire parvenir les bordereaux avec les paiements aux différents organismess

Dans les 10 joursDans les 15 jours
Registre de la vente au déballage Chaque registre doit être côté et paraphé par le maire et transmis impérativement après la manifestation, à la Préfecture Au plus tard dans les 8 jours
GUSO Renvoyer le formulaire GUSO Dans les 15 jours suivant la fin du contrat de travail accompagné du réglement des cotisations sociales
Recette locale des impôts de la commune Renvoyer l'imprimé des recettes (CA3/CA4)
Si le spectacle est exonéré de TVA, adresser néanmoins un relevé détaillé des recettes et des dépenses avac enom et adresse des fournisseurs et prestataires
Dans un délai de 30 jours

Certaines manifestations ont une réglementation propre :

- Les manifestations sportives : consulter la fiche
- Les loteries : consulter la fiche
- Les ventes au déballage : consulter la fiche


 
Bon à savoir
 

Manifestation à but lucratif et regroupant plus 1500 personnes

L'organisateur doit déclarer sa manifestation auprès du Maire de la commune concernée un mois avant sa date prévisionnelle. L'autorité de police peut, le cas échéant, imposer un renforcement du service d'ordre, à la charge de l'organisateur.

Homologation d'enceinte sportive

Si la manifestation accueille plus de 500 spectateurs assis dans un établissement sportif couvert ou de plus de 3000 spectateurs assis dans un établissement sportif de plein air, l'organisateur doit veiller à ce que l'établissement ait fait l'objet d'une homologation en qualité d'enceinte sportive.


 
Pour en savoir plus
  Contacter

La Préfecture ou La Sous-Préfecture de Saint-Dié ou La Sous-Préfecture de Neufchâteau

La mairie du lieu d'organisation de la manifestation


Direction Départementale de la Cohésion Sociale et de la Protection des Populations 88 (M.A.I.A.)
Parc éco du Saut le Cerf - 4 avenue du Rose Poirier - BP 61029 - 88050 Epinal Cedex - Tél : 03 29 68 48 48
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