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 Pour
organiser une manifestation , il est nécessaire d'effectuer
certaines démarches : déclarations, demandes
d'autorisation...
AVANT
la manifestation
| A
qui ? |
Quelles
démarches ? |
Délais
? |
| Mairie |
| Demander
l'autorisation d'organiser la manifestation |
| Déclaration
d'une manifestation regroupant plus de 1500 personnes |
Buvette
: demander l'autorisation d'ouverture d'une débit
de boissons occasionnel et les demandes dérogatoires
pour les enceintes sportives et les écoles
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| Prendre
connaissance des différents arrêtés
préfectoraux et municipaux réglementant
les conditions de déroulement des manifestations
: sécurité, publicité, horaires... |
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| 1
mois avant |
| 1
an avant (un mois en cas d'urgence) |
3
mois poour les associations sportives
21 jours pour les autres
3 mois pour les demandes dérogatoires |
Dans
les meilleurs délais
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| Préfecture
ou
Sous-Préfecture |
Demande
d'autorisation, concernant notamment l'organisation
de rallyes, cross, courses cyclistes, vols d'avion,
mongolfières
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| Déclaration
pour les manifestaions politiques, syndicales ou
revendicatrices |
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1
mois avant si l'épreuve est soumise à
déclaration
3 mois avant si l'épreuve est soumise à
autorisation |
| Entre
3 et 5 jours avant |
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| Gendarmerie
ou commissariat de police |
| Déclarer
la manifestation |
| Demander
le passage d'une ronde de police au cours de la
manifestation |
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| Information
préalable |
| Dans
les meilleurs délais |
|
| Assurance |
S'assurer
que son contrat couvre bien la manifestation, sinon demander
un avenant.
L'assurance est obligatoire pour obtenir une autorisation
administrative.
Plusieurs types d'assurance peuvent être nécessaires
:
-
Assurance RCO ( Responsabilité civile Organisateur).
Elle couvre les dommages corporels, matériels ou
immatériels (financiers) causés aux tiers
si sa responsabilité est engagée
-
Assurance TRM (Tous Risques Matériels). Elle
couvre les dommages (casse, vol, perte...) causés
au matériel (son, éclairage, matériel
scénique...)
- Assurance annulation. Elle couvre l’organisateur,
contre les conséquences d'une annulation (cas
de force majeure) de la manifestation
|
Vérifier
la date de la mise en oeuvre de l'assurance avec l'assureur |
| |
Demander
l'autorisation d'utiliser les créations (images,
photos, textes, musiques, logiciels...) à l'organisme
gérant les droits d'auteur concerné |
Dans
un délais de 10 jours |
| |
Si
l'association organisatrice emploie occasionnellement
des artistes et techniciens du spectacles |
Au
minimum 8 jours avant |
| DDCSPP |
Demande
de déclaration d'Accueils Collectifs de Mineurs
(ACM) |
2
mois avant |
| Mouvement
Sportif |
Inscription
au calendrier (et réglements spécifiques,
arbitre, ...) |
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| Recette
locale des impôts de la commune |
Le
responsable de l'association organisatrice devra se rendre
à la recette des Douanes et droits indirects pour
y déclarer la manifestation et indiquer l'heure
d'ouverture du débit de boissons temporaire.
Ne pas oublier de se munir obligatoirement de l'autorisation
municipale délivrée par le Maire de la commune |
Quelques
jours avant la manifestation |
Pour connaître les modalités de la mise en place
d'une billeterie
cliquer ici
PENDANT
la manifestation
L'association organisatrice devra respecter
et faire respecter les arrêtés préfectoraux
et municipaux existant en matière de manifestations
publiques : règles de sécurité, d'hygiène,
de salubrité, respect de l'heure de fermeture, respect
de la capacité de la salle ou du chapiteau, respect
des règles de surveillance, limitation éventuelles
du nombre des entrées.
L'association organisatrice devra respecter
et faire respecter les dispositions du code général
des débits de boissons et
des mesures de lutte contre l'alcoolisme : respect
de l'heure de fermeture, interdiction de donner de l'alcool
à des personnes manifestement ivres, interdiction de
recevoir dans la salle des personnes déjà en
état d'ébriété.
Si un incident survient ( bagarre, désordres...)
: prévenir le maire immédiatement, et en cas
d'incident majeur, prévenir directement la police ou
la gendarmerie.
APRES
la manifestation
| Droits
d'auteur |
Etablir
l'état des recettes et |
Dans
les 10 jours |
| Charges
sociales |
Faire
parvenir les bordereaux avec les paiements aux différents
organismess |
Dans
les 10 joursDans les 15 jours |
| Registre
de la vente au déballage |
Chaque
registre doit être côté et paraphé
par le maire et transmis impérativement après
la manifestation, à la Préfecture |
Au
plus tard dans les 8 jours |
| GUSO |
Renvoyer
le formulaire GUSO |
Dans
les 15 jours suivant la fin du contrat de travail accompagné
du réglement des cotisations sociales |
| Recette
locale des impôts de la commune |
Renvoyer
l'imprimé des recettes (CA3/CA4)
Si le spectacle est exonéré de TVA, adresser
néanmoins un relevé détaillé
des recettes et des dépenses avac enom et adresse
des fournisseurs et prestataires |
Dans
un délai de 30 jours |
Certaines
manifestations ont une réglementation propre :
-
Les manifestations sportives : consulter
la fiche
- Les loteries : consulter
la fiche
- Les ventes au déballage : consulter
la fiche |
Les associations peuvent être amenées à
organiser une activité qui sort de son fonctionnement
habituel : un spectacle, un concert, un vide grenier, une
épreuve sportive...